为规范群众来信办理工作，根据《信访条例》规定，结合我市办信工作实际，制定本规则。
一、工作职责和受信范围
（一）常州市信访局办信处履行下列办信职责：
l．登记、转送、交办市内外人民群众和境外人士给市委、市政府、市领导以及市信访局的来信。
2．受理上级党委、政府及其工作部门，省市领导同志批办的人民来信。
3．负责中央、省交办的联名来信、初信委托复信、异常来信等交办件的处理和督办工作。
4．协调会办跨地区、跨部门的群众来信。负责来信老户问题的协调处理。
5．筛选重要来信报送领导阅示，负责人民来信的统计、分析，定期通报来信及办理情况。
6．承办局领导交办的其他事项。
（二）对下列来信事项不予受理：
1．属于各级人民代表大会及其常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的；
2．依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的；
3．有权处理的行政机关已经受理或正在办理的。
（三）对下列来信事项不再受理：
1．来信人不服处理、复查意见，又没有在规定期限内提出复查、复核请求的;
2．信访事项经复查、复核，来信人对复核意见不服，仍以同一事实和理由提出投诉请求的。
二、办信工作的基本原则
（一）属地管理、分级负责，谁主管，谁负责。
（二）突出重点，兼顾一般，急事急办，注重时效。
（三）规范办信程序及行为，维护信访人合法权益。
三、办信工作程序
（一）签收
办信工作人员应严格按照受信范围签收、启封群众来信。对电报和特快专递，相关工作人员必须及时拆阅，有紧急事项的应及时妥善处理。启封信件时应注意保持邮票、邮编、地址及信封内材料的完整。启封后，按主件、附件、信封顺序装订整齐。装订位置应便于翻阅。在来信首页右上角空白处加盖当日收信专用戳记，戳记印迹要端正、清晰。
（二）登记
1．办信工作人员对所有来信，都应在信访工作计算机管理系统中进行登记。登记事项为写信人的基本情况、反映的主要问题和要求、处理意见等。登记应准确、扼要，详略得当。
2．对拟上报领导同志阅批或交由有关地方及部门办理的来信，以及反映重要情况、提出重要建议、意见的来信，内容摘要应相对详细，包括建议、意见的主要内容，问题发生的时间、地点，涉及的主要单位和人员，来信人的要求及其理由等。
3．不需要办理的重复信，《信访条例》规定不予受理、不再受理的和内容不清的信件，可作简略登记。
（三）处理
办信工作人员登记原信后,按照《信访条例》第二十一条规定，区分情况，在15日内采用不同方式及时处理。
1．呈阅
呈阅是指办信工作人员区分情况，将重要来信呈送本局领导阅示。
局长阅批省、市领导批转给本局主要领导的来信、50人以上的联名信、涉及县处级以上领导的举报信。
分管副局长阅批10人以上联名信、涉及科级领导的举报信、有可能引发群体性事件的来信、扬言赴京去省信访或扬言采取过激行为的来信，上级部门及领导批示由本局处理的来信。
2．上报
上报是指将重要来信报市委、市政府领导同志阅批。上报的来信信息，需要核实而又能够核实的，一般应先核实再上报。经过核实后上报的，应把核实的情况和有关意见、建议一并报领导同志参阅。
上报方式分原件上报、摘要上报、综合上报：
（1）原件上报。原件上报是指将群众来信原信及附件等直接呈报领导同志。
（2）摘要上报。摘要上报是指将群众来信内容摘要后，以《信访摘报》和《重要信访批办单》形式并附原信一并呈报领导同志。《信访摘报》可以是单件群众来信的摘要，也可以是多件内容相近的群众来信的综合摘要。《重要信访批办单》为一事一报并请领导批示交有关部门和单位办理。
（3）综合上报。综合上报是指将群众来信情况综合分析后，将综合分析材料以简报形式呈报领导同志。
3．交办
交办是指将群众来信提出的信访事项交有关地方、部门或其负责同志办理，并要求承办部门在《信访条例》规定的期限或指定的期限内办结，经承办部门分管领导审定后反馈办理结果。其中通过本局交办的市领导批示信件，必须在收到市领导批示信件之日起3个工作日内向责任部门交办。
（1）属于市直工作部门或市直企事业单位、社会团体有权处理的信件，直接交由市直工作部门或市直企事业单位、社会团体办理。
（2）属于辖市（区）党委、政府或其工作部门、乡镇、街道有权处理的信件，向辖市（区）党委、政府或其工作部门、乡镇、街道交办，并同时抄送辖市（区）信访局。承办部门反馈处理结果时，应抄送辖市（区）信访局。辖市（区）信访局负责进行督办。
（3）属于村民委员会、社区居民委员会、区属企事业单位有权处理的信件或在辖市（区）范围内涉及两个或两个以上工作部门、乡镇、街道的信件委托辖市（区）信访局交办。
（4）对来信反映的突发、紧急情况，需要交有关地方或部门办理的，可采用电话、传真的方式交办;情况特别重大、紧急的，应当及时提出建议，报请本级人民政府决定后，进行交办。
4．转送
转送是指将群众来信提出的信访事项转送有关地方、部门或其负责同志处理，接受转送的部门可以视情况决定是否受理或再转送给有权处理机关，并向市信访局报告转送信件的处理情况。报告内容包括转送的群众来信是否受理、决定受理的信访事项的办理结果、办结时间等，以及其他认为需要说明的情况。转送方式主要有发函集中转送、附转送单转送。承办机关报来的办理情况由办信处汇总制作《转送信件办理情况统计表》，以备检查、考核和情况通报。
（1）发函集中转送
对应由辖市（区）信访局处理的来信，采用发函集中转送方式，转送时附相对应的来信列表，并每月向辖市（区）信访局通报转送来信情况；辖市（区）信访局要在次月15日前向市信访局报告上月转送信件处理情况。
（2）附转送单转送
对应由市直有关部门或市直企业、事业单位处理的信件采用附转送单转送方式。市直有关部门或市直企业、事业单位每季度15日前向市信访局报告转送信件的处理情况。
5．自办及会办
对属于本局职责范围内的群众来信及上级领导批示必须由本局办理的群众来信，由本局立案自办。由办信处制作《常州市信访局群众来信立案表》报经分管局长批准后，进行调查处理，处理结果在规定的时限内告知信访人。
对于群众来信反映的跨地区、跨部门的重大问题提请分管市领导或秘书长协调会办，一般问题由本局协调会办。
6．通报
通报来信情况是指向市委、市政府及有关领导同志报告、向辖市（区）党委和政府及有关负责同志通报来信的有关情况。通报材料一般抄送辖市（区）信访局或有关工作部门,视情况抄送纪检、组织部门。
市信访局应就以下事项通报来信情况:
（1）群众来信的数量统计、来信所反映的主要问题以及被投诉较多的机关；
（2）信件转送、交办情况,交办信件的办理情况，办信工作的成绩和问题；
（3）信件中提出的完善政策、改进工作的建议以及被采纳情况。
7．留存
对已经复核不再受理的来信，不需要办理的重复来信，无参考价值、内容不清的来信以及其他不需要办理的来信由办信处留存。留存信件集中存放，定期销毁。
8．督办
市信访局办信处负责本处交办信访事项的督办工作。本局办信处定期督促检查辖市（区）及市直有关部门、单位的群众来信办理情况，做好报结材料登记、初审、送审和呈报工作。报结材料程序不符合要求的，提出改进建议退回重报；处理明显不当的，提出建议交由承办部门或单位重新办理。督办可采取电话督办、发函督办、请承办单位来人汇报、派人督查等多种方式。
根据《常州市信访局督查督办工作规则（试行）》，需移交督办处督办的信访事项，由局领导批准后移交督办处督办；需向督办处备案的，按要求向督办处备案。
9．回复
给来信群众回复，可视来信内容和来信人的具体情况，分别采取书面、电话、约见等方式,其中来信人要求书面告知的必须出具书面告知书。各辖市（区）、市直各部门对于不予（再）受理的信访事项，在给来信群众回复的同时，书面报送市信访局备案。
回复范围及方式：
（1）属不予（再）受理范围的来信，必须向信访人书面告知不予（再）受理。
（2）对交办、转送有关部门的来信，可以向来信人电话或书面告知交办、转送的单位。
（3）反映重要情况或重大问题，提出重要意见或建议，我局报送领导同志参阅、阅批，领导要求给信访人回复的来信，按领导要求的方式回复；
（4）需要做好来信人的疏导教育工作的来信，可采用书面、电话以及约见的方式进行回复；
（5）来信附件有证件、手稿、现金等，在退回钱物同时，必须予以书面回复；
（6）要求查询以前所写信件办理情况的来信可以电话或书面回复；
（7）其他需要回复的来信，可选用适当方式回复。
10．归档
办信处配合局办公室做好档案的收集、整理、归档工作，定期移交局办公室需保存的办信工作档案材料。
列入长期保存的办信档案范围：省局发函交办的信件及报结材料，本局立案信件的办结材料，信访情况通报材料，比较重要需要归档备查的原信及相关资料。
列入短期保存的材料：本局交办、转送信件的相关材料，有关地方、部门及单位报送的一般信访案件办结材料，群众来信的调查分析材料等。
四、工作纪律和有关要求
（一）办信工作人员应严格遵守信访工作各项工作纪律，在《信访条例》规定时限内及时办理来信，不得擅自处理随信寄来的钱物。
（二）办信工作人员与信访事项或来信人有直接利害关系的，应当回避。
（三）严格遵守保密工作相关规定，不得向无关人员扩散来信内容，不准擅自将信件带出机关；领导同志有关信访工作和信访材料的批示，以及来信统计数据等，未经批准，不得向无关人员泄露或传播。
（四）不得将检举、揭发信件转给被检举、揭发的单位或个人。
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